In 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo geeft iedereen het recht op informatie van de overheid. Daarnaast verplicht deze wet ons tot actieve openbaarmaking. Door het implementeren van de Woo in onze organisatie werken we aan een open en transparante organisatie, wat goed aansluit bij onze kernwaarde betrouwbaar. We moeten meer informatie uit eigen beweging openbaar maken en toegankelijk maken voor iedereen.
In deze openbaarheidsparagraaf geven we aan hoe we middelen inzetten voor het transparanter maken van de organisatie. We maken bij de implementatie gebruik van het Meerjarenplan Wet open overheid van het IPO. De wet heeft ook een grote impact op onze informatiehuishouding. We onderscheiden daarom drie hoofdonderdelen uit de Woo:
1. Actieve openbaarmaking
Actieve openbaarmaking vereist verandering van medewerkers, processen en systemen. De implementatie van actieve openbaarheid heeft invloed op het werk van veel medewerkers. Bij het creëren van informatie (opstellen van stukken) moeten zij al rekening houden met openbaarmaking op een later moment. Tijdens de implementatie van de Woo besteden we daarom aandacht aan kennis, houding en gedrag van medewerkers. We zetten trainingen en informatiesessies in (onder andere via de ProvincieAcademie). Naast gedragsverandering bij medewerkers vereist de implementatie van de Woo ook aanpassing van systemen om informatie eenvoudig te kunnen ontsluiten en te publiceren én beter vindbaar te maken op het internet. Openbaarmaking moet worden ingebed in de (werk)processen.
We willen in ieder geval voldoen aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van overheidsstukken uit de informatiecategorieën, opgenomen in artikel 3.3 van de Woo. We hebben ook een inspanningsverplichting en werken daarom ook aan actieve openbaarmaking uit eigen beweging.
2. Passieve openbaarmaking
Het aantal Woo-verzoeken stijgt. Daarnaast willen we de Woo-verzoeken sneller afhandelen. Dit vereist veel van medewerkers en onze organisatie, zoals kennis en vaardigheden en goede juridische ondersteuning. Ons interne proces voor de afhandeling van Woo-verzoeken gaan we monitoren en de samenwerking tussen de teams versterken. Laksoftware voor het lakken van alle openbaar te maken documenten is onmisbaar. We werken met een (verplichte) Woo-contactpersoon, die zorgt voor laagdrempeligheid en een betere dienstverlening bij een Woo-verzoek.
Alle Woo-verzoeken en de documenten plaatsen we op provinciegroningen.nl/Woo-besluiten .
3. Verbetering van de informatiehuishouding
De Woo bepaalt onder meer een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Een goede digitale informatiehuishouding is bovendien een absolute voorwaarde voor het bevorderen van openbaarheid. Onze systemen en procedures zijn daarvoor belangrijk maar het succes valt of staat bij het gedrag van de medewerkers. Correct omgaan met informatie waaronder juist opslaan, vereist meer kennis bij medewerkers. Goede uitleg en richtlijnen zijn noodzakelijk bijvoorbeeld over het opslaan van e-mails en whatsapp berichten.